Đề Xuất Cải Tiến Hệ Thống Quản Lý Vận Hành — v3

Khách hàng: Baby Bean Studio Ngày: 17/04/2026 Phiên bản: 3.0

1. Bối Cảnh

Baby Bean Studio đang quản lý toàn bộ quy trình vận hành trên hệ thống Lark Base "Vận hành - SG":

📞 Khách đặt lịch → 📝 Tạo hợp đồng → 📅 Lên lịch chụp → 📸 Chụp xong → 🎨 Hậu kỳ → 💰 Thu tiền

Sau thời gian sử dụng thực tế, hệ thống đã giúp Baby Bean quản lý tốt hơn nhiều. Tuy nhiên, team phát hiện 3 vấn đề cần cải tiến để hệ thống vận hành trơn tru hơn và dữ liệu sạch hơn.

Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu quản trị tài chính chuyên nghiệp, Baby Bean cần bổ sung 10 modules Kế toán ERP giúp theo dõi dòng tiền, công nợ, tồn kho, tài sản, và lập báo cáo tài chính tự động.

2. Vấn Đề 1 — Xóa hợp đồng → Dữ liệu liên quan vẫn còn

🔴 Mô tả vấn đề

Khi nhân viên xóa một hợp đồng tổng, các dữ liệu như phiếu thu, lịch chụp, hậu kỳ, chi tiết gói chụp, phân chia hoa hồng vẫn còn nằm rải rác.

Ví dụ: Chị Lan tạo hợp đồng cho khách Hương → có 1 phiếu thu, 1 lịch chụp, 1 hậu kỳ, 2 phân chia hoa hồng.

Khách hủy → Chị Lan xóa hợp đồng. Hợp đồng biến mất nhưng 5 bản ghi kia vẫn còn. Tháng sau thống kê bị sai — có phiếu thu nhưng không rõ thuộc hợp đồng nào.

🟢 Giải pháp: "Xóa an toàn có xác nhận"

Thay vì bấm nút Xóa trực tiếp, nhân viên tick vào ô "🗑️ Đánh dấu xóa". Hệ thống tự gửi tin nhắn vào nhóm chat quản lý:

⚠️ Xác nhận xóa hợp đồng

Hợp đồng: HD-2026-0042

Khách: Nguyễn Thị Hương

Ngày tạo: 10/04/2026

Phiếu thu	1
Hậu kỳ	1
HĐ Chi tiết	1
Chi tiết gói chụp	2
Lịch chụp	1
Phân chia HH	2
TỔNG	8

✅ Xóa tất cả — Xóa sạch hợp đồng + dữ liệu liên quan ⚠️ Chỉ xóa HD — Giữ lại dữ liệu con 🚫 Hủy — Không làm gì

✅ Lợi ích mang lại

❌ Trước	✅ Sau
Xóa hợp đồng → dữ liệu con nằm rải rác	Xóa sạch toàn bộ hoặc giữ lại tùy chọn
Không biết xóa bao nhiêu bản ghi	Thấy rõ số lượng trước khi quyết định
Xóa nhầm → không khôi phục	Có nút "Hủy" → an toàn
Báo cáo sai do dữ liệu "mồ côi"	Dữ liệu sạch → báo cáo chính xác

3. Vấn Đề 2 — Sửa hợp đồng → Bị tạo trùng lịch chụp / hậu kỳ

🔴 Mô tả vấn đề

Khi nhân viên tạo hợp đồng, hệ thống tự động tạo lịch chụp. Nhưng nếu sửa lại hợp đồng (do chọn nhầm dịch vụ), hệ thống lại tạo thêm 1 lịch chụp nữa.

Ví dụ: Chị Mai tạo hợp đồng cho khách Tuấn — chọn "Chụp gia đình" → Hệ thống tạo Lịch Chụp #1 ✅

Sau đó sửa thành "Chụp bé sơ sinh" → Hệ thống TỰ ĐỘNG tạo thêm Lịch Chụp #2 ❌

Kết quả: 2 lịch chụp trùng nhau. Nhân viên không biết lịch nào đúng.

🟢 Giải pháp: "Kiểm tra trùng trước khi tạo"

Trước khi tạo lịch chụp/hậu kỳ mới → hệ thống kiểm tra xem hợp đồng này đã có chưa:

Chưa có → Tạo mới bình thường
Đã có → Không tạo, hiện cảnh báo

✅ Lợi ích mang lại

❌ Trước	✅ Sau
Mỗi lần sửa → tạo thêm lịch chụp	Chỉ tạo 1 lần duy nhất
Nhân viên không biết lịch nào đúng	Chỉ có 1 lịch → rõ ràng
Dữ liệu trùng → thống kê sai	1 hợp đồng = 1 lịch chụp
Phải dọn dữ liệu trùng thủ công	Hệ thống tự ngăn chặn

4. Vấn Đề 3 — Sản phẩm mua thêm chưa tự đính vào hậu kỳ đang xử lý

🔴 Mô tả vấn đề

Khi khách hàng mua thêm sản phẩm/dịch vụ (in ảnh, album, chỉnh sửa thêm...) trong lúc hợp đồng chụp ảnh chưa hoàn thành, hệ thống tạo hóa đơn mua thêm nhưng không tự đính kèm vào bản ghi hậu kỳ của hợp đồng chụp đó.

Nhân viên hậu kỳ phải mở 2 nơi: vừa xem hậu kỳ chỉnh ảnh, vừa tìm hóa đơn mua thêm → dễ bỏ sót, không biết cái nào đi với cái nào.

Ví dụ: Khách Hương ký hợp đồng chụp gia đình → hệ thống tạo hậu kỳ chính. Sau đó khách mua thêm in 5 ảnh + album.

Hệ thống tạo hóa đơn mua thêm nhưng không link vào hậu kỳ của khách Hương. Nhân viên phải mở riêng hóa đơn mua thêm để biết khách này còn phải in ảnh và làm album.

🟢 Giải pháp: Tự động đính kèm — tùy trạng thái hợp đồng

Khi tạo hóa đơn mua thêm, hệ thống sẽ tự động kiểm tra trạng thái hợp đồng của khách hàng để quyết định:

Trường hợp	Hành động
✅ Khách đang có hợp đồng chưa hoàn thành (Trạng thái ≠ "Đã giao ảnh" / "Hoàn thành")	Tự động đính sản phẩm mua thêm vào bản ghi hậu kỳ chính của hợp đồng đó
❌ Khách không có hợp đồng nào (Khách mới, chưa từng chụp)	Không đính → Tạo bản ghi mới như khách bình thường
❌ Tất cả hợp đồng của khách đã hoàn thành (Đã giao ảnh, kết thúc dịch vụ)	Không đính → Tạo bản ghi mới như khách bình thường

Kịch bản 1 — Tự động đính kèm:

Khách Hương ký hợp đồng chụp gia đình → hệ thống tạo hậu kỳ chính (trạng thái: "Đang xử lý"). Sau đó khách mua thêm in 5 ảnh + album.

→ Hệ thống tự động đính sản phẩm mua thêm vào hậu kỳ của khách Hương. Nhân viên mở 1 bản ghi → thấy luôn: chỉnh ảnh + in ảnh + album.

Kịch bản 2 — Không tự đính (khách đã hoàn thành):

Khách Tuấn đã chụp xong, nhận ảnh xong, hợp đồng đã "Hoàn thành". 2 tháng sau, khách quay lại mua thêm khung ảnh.

→ Hệ thống không tự đính vào hợp đồng cũ (vì đã xong rồi). Nhân viên tạo hóa đơn mua thêm bình thường như khách mới.

Cách hiển thị trên bản ghi hậu kỳ:

📸 Hậu kỳ chụp gia đình — Khách Hương
   Ngày chụp: 15/04/2026 · Deadline: 25/04/2026
   Trạng thái: Đang xử lý
   └── Sản phẩm mua thêm (tự động đính):
      • In 5 ảnh 10x15 (250.000đ)
      • Album gia đình (500.000đ)
      → Tổng mua thêm: 750.000đ

✅ Lợi ích mang lại

❌ Trước	✅ Sau
Mua thêm → tạo hóa đơn riêng, không link với hậu kỳ	Tự động đính vào hậu kỳ chính nếu hợp đồng chưa xong
Nhân viên phải mở 2 nơi để biết đầy đủ việc cần làm	Chỉ mở 1 bản ghi hậu kỳ → thấy cả chỉnh ảnh + mua thêm
Khách cũ quay lại mua thêm → bị dính vào hợp đồng cũ	Phân biệt rõ: đang xử lý → tự đính, đã xong → tạo mới riêng
Không biết sản phẩm mua thêm thuộc hợp đồng nào	Tự động link đúng hợp đồng đang xử lý của khách

5. Hình Dung Thực Tế — 3 Tình Huống

📌 Tình huống 1: Chị Lan xóa hợp đồng khách Hương

1Mở hợp đồng HD-2026-0042

2Tick 🗑️ Đánh dấu xóa

3Bot gửi tin nhắn xác nhận vào nhóm chat với 3 nút

4Manager bấm ✅ Xóa tất cả

5Bot phản hồi: Đã xóa thành công HD + 8 bản ghi liên quan

📌 Tình huống 2: Chị Mai sửa dịch vụ trong hợp đồng

1Tạo hợp đồng → Hệ thống tự tạo Lịch Chụp ✅

2Phát hiện chọn nhầm → Sửa thành gói khác

3Hệ thống kiểm tra → "Đã có lịch chụp" → KHÔNG tạo thêm

4Lịch cũ được giữ nguyên, chỉ cần cập nhật thông tin

📌 Tình huống 3: Khách mua thêm sản phẩm khi hợp đồng chưa xong

1Khách Hương đang có hợp đồng chụp gia đình (trạng thái: "Đang xử lý")

2Khách mua thêm: In 5 ảnh + Album → Nhân viên tạo hóa đơn mua thêm

3Hệ thống kiểm tra → Khách đang có hợp đồng chưa xong → Tự động đính vào hậu kỳ chính

4Nhân viên hậu kỳ mở bản ghi của khách Hương → thấy luôn: chỉnh ảnh + in ảnh + album trong cùng 1 màn hình

📌 Tình huống 3b: Khách cũ quay lại mua thêm (đã hoàn thành dịch vụ)

1Khách Tuấn đã chụp xong, nhận ảnh xong → hợp đồng "Hoàn thành"

22 tháng sau, khách quay lại mua thêm khung ảnh

3Hệ thống kiểm tra → Tất cả hợp đồng của khách đã xong → Không tự đính

4Nhân viên tạo hóa đơn mua thêm bình thường như khách mới — không dính vào hợp đồng cũ

6. Kế Toán ERP — 10 Modules Mới

Để đáp ứng nhu cầu quản trị tài chính chuyên nghiệp, Baby Bean cần bổ sung 10 modules kế toán ERP tích hợp trên nền tảng Lark Base, giúp theo dõi dòng tiền, công nợ, tồn kho, tài sản, và lập báo cáo tài chính tự động.

📒 Module 1: Kế toán Tổng hợp (General Ledger)

Mô tả: Hạch toán bút toán, định khoản, lập Báo cáo tài chính (Bảng CĐKT, Kết quả HĐKD, Lưu chuyển tiền tệ), quản lý sổ cái, sổ nhật ký. Đây là module trung tâm kết nối tất cả các module khác.

📊 Báo cáo Tài chính tự động: Bảng Cân đối Kế toán, Kết quả HĐKD, Lưu chuyển tiền tệ

📒 Sổ cái, Sổ nhật ký theo tháng/quý/năm

🔢 Định khoản tự động từ các nghiệp vụ thu/chi/nợ

🔗 Kết nối tự động với Cash & Bank, AR, AP, Inventory

📅 Theo dõi theo kỳ kế toán (tháng/quý)

📤 Export Excel/PDF báo cáo

🔄 Flow dữ liệu

AR/AP Invoice → Định khoản tự động → Sổ cái → Báo cáo Tài chính

❌ Trước	✅ Sau
Tổng hợp Excel thủ công, dễ sai	Tự động tổng hợp từ các nghiệp vụ
Báo cáo tài chính phải làm tay cuối tháng	Báo cáo tự động, real-time
Không thấy được sổ cái chi tiết	Xem sổ cái theo tài khoản, tháng

💳 Module 2: Kế toán Tiền mặt & Ngân hàng (Cash & Bank)

Mô tả: Quản lý thu – chi tiền mặt, đối chiếu sao kê ngân hàng, quản lý tài khoản ngân hàng. Theo dõi chi tiết theo Chi nhánh và Quỹ.

💵 Phiếu thu/chi tiền mặt liên kết với AR/AP/GL

🏦 Quản lý nhiều tài khoản ngân hàng (VCB, VIB, TPBank...)

📋 Đối chiếu sao kê ngân hàng tự động

📊 Sổ quỹ tiền mặt theo ngày/tháng

💰 Theo dõi số dư theo Chi nhánh (NTB, Pasteur, Thảo Điền)

🔔 Cảnh báo số dư âm

🔄 Flow dữ liệu

Phiếu thu/chi → Đối chiếu Ngân hàng → Cập nhật Sổ quỹ → GL tự động

❌ Trước	✅ Sau
Thu chi rời rạc, không biết còn bao nhiêu tiền	Theo dõi real-time số dư từng quỹ
Đối chiếu ngân hàng bằng tay, tốn thời gian	Đối chiếu tự động qua import sao kê
Không phân biệt được tiền thuộc chi nhánh nào	Theo dõi theo Chi nhánh và Quỹ

📑 Module 3: Kế toán Công nợ phải thu (Accounts Receivable)

Mô tả: Hóa đơn bán hàng, công nợ khách hàng, theo dõi hạn thanh toán, nhắc nợ, chiết khấu, bù trừ công nợ. Tích hợp với hệ thống Hợp đồng hiện có.

📄 Tạo hóa đơn bán hàng từ Hợp đồng đã ký

👥 Theo dõi công nợ theo từng khách hàng

⏰ Cảnh báo quá hạn thanh toán

📲 Nhắc nợ tự động qua Zalo/Lark

💯 Chiết khấu thanh toán sớm (Early Payment Discount)

🔄 Bù trừ công nợ khi khách có nhiều hóa đơn

🔄 Flow dữ liệu

Hợp đồng ký → Tạo AR Invoice → Theo dõi công nợ → Thu tiền → GL

❌ Trước	✅ Sau
Không biết khách nào đang nợ bao nhiêu	Xem chi tiết công nợ theo khách hàng
Nhân viên phải nhắc nợ thủ công	Hệ thống tự nhắc khi đến hạn
Hóa đơn không liên kết với hợp đồng	Tự động tạo từ hợp đồng

🧾 Module 4: Kế toán Công nợ phải trả (Accounts Payable)

Mô tả: Hóa đơn mua hàng, công nợ nhà cung cấp, lịch thanh toán, đối chiếu với bộ phận mua hàng.

🛒 Quản lý hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp

🏢 Theo dõi công nợ theo từng nhà cung cấp

📅 Lịch thanh toán: biết khi nào phải trả tiền

✅ Đối chiếu với đơn đặt hàng mua hàng

💸 Thanh toán nhiều hóa đơn cùng lúc

📤 Xuất file thanh toán cho ngân hàng

🔄 Flow dữ liệu

Nhận hàng/dịch vụ → Tạo AP Invoice → Lên lịch thanh toán → Chi tiền → GL

❌ Trước	✅ Sau
Không biết phải trả nhà cung cấp khi nào	Xem lịch thanh toán chi tiết
Thanh toán chồng chéo hoặc quên thanh toán	Hệ thống nhắc và quản lý lịch
Đối chiếu công nợ bằng tay	Tự động đối chiếu với đơn mua hàng

📦 Module 5: Kế toán Hàng tồn kho (Inventory)

Mô tả: Nhập – xuất – tồn kho, tính giá vốn (FIFO, bình quân...), kiểm kê, điều chỉnh tồn kho. Đặc biệt phù hợp với các sản phẩm album, khung ảnh, vật liệu in ấn.

📥 Nhập kho: theo dõi nhập từ nhà cung cấp

📤 Xuất kho: xuất cho đơn hàng bán/đơn mua thêm

📊 Tồn kho: xem số lượng tồn theo sản phẩm/kho

🏷️ Tính giá vốn: FIFO hoặc Bình quân gia quyền

🔍 Kiểm kê: đối soát tồn kho thực tế vs sổ sách

⚠️ Cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu

🔄 Flow dữ liệu

Nhập kho (mua vào) → Lưu thông tin tồn kho → Xuất kho (bán ra) → Tính giá vốn → GL

❌ Trước	✅ Sau
Không biết còn bao nhiêu album, khung ảnh	Xem tồn kho real-time theo sản phẩm
Tính giá vốn bằng Excel, dễ sai	Tự động tính theo FIFO/Bình quân
Hàng tồn kho quá nhiều mà không biết	Cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu

🏠 Module 6: Kế toán Tài sản cố định (Fixed Assets)

Mô tả: Quản lý tài sản, khấu hao, ghi tăng/giảm tài sản, đánh giá lại tài sản.

🏢 Quản lý danh sách tài sản (máy ảnh, máy tính, nội thất...)

📉 Tính và hạch toán khấu hao tự động theo tháng

➕ Ghi tăng tài sản: mua mới, được biếu tặng

➖ Ghi giảm tài sản: thanh lý, nhượng bán, mất

📊 Báo cáo tình trạng tài sản theo chi nhánh

🔄 Đánh giá lại tài sản khi cần

🔄 Flow dữ liệu

Mua/Nhận tài sản → Định khấu hao → Hạch toán hàng tháng → Báo cáo TSCD

❌ Trước	✅ Sau
Không theo dõi được tài sản ở các chi nhánh	Quản lý tài sản theo chi nhánh
Tính khấu hao bằng tay, dễ sai	Tự động tính theo phương pháp đăng ký
Không biết tài sản nào đã hết khấu hao	Hệ thống cảnh báo khi sắp hết khấu hao

📉 Module 7: Kế toán Chi phí & Giá thành (Cost Accounting)

Mô tả: Tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm/dịch vụ, phân tích lợi nhuận theo bộ phận/chi nhánh.

📂 Phân loại chi phí: Chi phí trực tiếp, gián tiếp

📊 Phân bổ chi phí chung cho các bộ phận

💰 Tính giá thành dịch vụ chụp ảnh theo gói

📈 Phân tích lợi nhuận theo chi nhánh

📉 Phân tích biến động chi phí theo tháng

🔗 Kết nối với Inventory & Payroll

🔄 Flow dữ liệu

Chi phí phát sinh → Phân bổ cho bộ phận → Tính giá thành → Phân tích lợi nhuận

❌ Trước	✅ Sau
Không biết dịch vụ nào lãi, dịch vụ nào lỗ	Phân tích lợi nhuận theo gói dịch vụ
Chi phí chung phân bổ tùy tiện	Phân bổ theo tiêu chí rõ ràng
Không so sánh được chi nhánh nào hiệu quả hơn	Báo cáo lợi nhuận theo chi nhánh

👥 Module 8: Kế toán Lương & Nhân sự (Payroll)

Mô tả: Tính lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, phiếu lương, chuyển khoản lương. (Yêu cầu HRM tham khảo template HRM đã có sẵn)

💵 Tính lương cơ bản, lương theo sản phẩm (commission)

🎁 Thưởng, phụ cấp: xăng xe, điện thoại, ăn trưa

🏥 Bảo hiểm xã hội (BHXH), y tế (BHYT), thất nghiệp (BHTN)

📋 Thuế TNCN: tính và khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến

📄 Phiếu lương: xem lương chi tiết theo nhân viên

🏦 File chuyển khoản lương cho ngân hàng

🔄 Flow dữ liệu

Chấm công (HRM) → Tính lương → Trừ BHXH, thuế TNCN → Chuyển khoản → GL

❌ Trước	✅ Sau
Tính lương Excel, dễ sai do nhập nhầm	Tự động tính từ dữ liệu chấm công
Tính thuế TNCN bằng tay, phức tạp	Tự động áp dụng biểu thuế lũy tiến
Tạo file chuyển khoản thủ công	Export file chuyển khoản tự động

🏛️ Module 9: Kế toán Thuế (Tax)

Mô tả: Khai báo VAT (đầu vào/đầu ra), báo cáo thuế TNDN, thuế TNCN, hóa đơn điện tử.

📥 VAT đầu vào: từ hóa đơn mua hàng, dịch vụ

📤 VAT đầu ra: từ hóa đơn bán hàng

📊 Báo cáo VAT theo tháng/quý

💼 Thuế TNDN: tính thu nhập chịu thuế

👤 Thuế TNCN: tổng hợp từ bảng lương

🧾 Hóa đơn điện tử: kết nối với nhà cung cấp hóa đơn

🔄 Flow dữ liệu

Hóa đơn mua/bán → Phân loại VAT vào/ra → Tổng hợp báo cáo thuế → Khai thuế điện tử

❌ Trước	✅ Sau
Theo dõi VAT bằng Excel, dễ sót	Tự động tổng hợp từ hóa đơn
Làm báo cáo thuế cuối kỳ rất vất vả	Báo cáo tự động, chỉ cần kiểm tra
Không biết thuế phải nộp bao nhiêu	Xem chi tiết VAT phải nộp theo kỳ

📅 Module 10: Kế toán Ngân sách & Kế hoạch (Budgeting)

Mô tả: Lập dự toán ngân sách, so sánh thực tế vs kế hoạch, phân tích độ lệch (variance analysis).

📝 Lập dự toán ngân sách theo tháng/quý/năm

📊 Dự toán theo bộ phận/chi nhánh

📈 So sánh thực tế vs dự toán (Actual vs Budget)

📉 Phân tích độ lệch: chênh lệch bao nhiêu, lý do

🔄 Cập nhật dự toán khi có điều chỉnh

📋 Báo cáo tổng hợp dự toán cho lãnh đạo

🔄 Flow dữ liệu

Lập dự toán → Phê duyệt → Theo dõi thực tế → Phân tích độ lệch

❌ Trước	✅ Sau
Không có kế hoạch tài chính rõ ràng	Lập dự toán chi tiết theo kỳ
Không biết chi tiêu có đúng kế hoạch không	So sánh real-time thực tế vs dự toán
Chi phí phát sinh không kiểm soát được	Cảnh báo khi vượt ngân sách

Tổng số modules

Modules đã có

Modules cần triển khai

7. Thời Gian Triển Khai

Giai đoạn 1: Cải tiến 3 vấn đề hiện tại

Phase 1

Chuẩn bị: Thêm trường mới, tạo giao diện xem (1-2 ngày)

Phase 2

Xóa an toàn có xác nhận: Cơ chế xác nhận xóa qua nhóm chat (2 ngày)

Phase 3

Kiểm tra trùng: Sửa hợp đồng → không tạo trùng (1 ngày)

Phase 4

Tự động đính mua thêm: Logic kiểm tra trạng thái hợp đồng → tự đính hoặc tạo mới (1 ngày)

Phase 5

Kiểm thử + Đào tạo + Bàn giao (2 ngày)

Giai đoạn 2: Triển khai 10 modules Kế toán ERP

Phase 6

Module 1-2: Kế toán Tổng hợp (GL) + Tiền mặt & Ngân hàng (2 tuần)

Phase 7

Module 3-4: Công nợ phải thu (AR) + Công nợ phải trả (AP) (2 tuần)

Phase 8

Module 5-6: Hàng tồn kho (Inventory) + Tài sản cố định (2 tuần)

Phase 9

Module 7-8: Chi phí & Giá thành + Lương & Nhân sự (2 tuần)

Phase 10

Module 9-10: Thuế (Tax) + Ngân sách & Kế hoạch (1 tuần)

Phase 11

Tích hợp & Kiểm thử toàn hệ thống (1 tuần)

Phase 12

Đào tạo + Bàn giao (1 tuần)

                ⏱ Tổng thời gian:

                • Giai đoạn 1: ~7 ngày làm việc (cải tiến 3 vấn đề)

                • Giai đoạn 2: ~11 tuần (triển khai 10 modules ERP)

                • Tổng cộng: ~13 tuần (~65 ngày làm việc)

                Có thể triển khai song song Giai đoạn 1 và chuẩn bị data cho Giai đoạn 2 để tiết kiệm thời gian.

8. Câu Hỏi Thường Gặp

Dữ liệu cũ có bị mất không?

Không. Dữ liệu hiện tại được giữ nguyên toàn bộ. Cải tiến chỉ áp dụng cho dữ liệu mới. Chúng tôi backup trước khi thay đổi.

Nhân viên có cần học cách dùng mới không?

Có, nhưng rất đơn giản. Thay đổi lớn nhất là tick "Đánh dấu xóa" thay vì bấm nút Xóa. Với modules kế toán ERP, chúng tôi đào tạo 2-4 giờ/module cho nhân viên liên quan.

Nếu hệ thống xóa nhầm thì sao?

Cơ chế xóa có 3 bước xác nhận (tick → bot hỏi → manager chọn) nên khả năng xóa nhầm rất thấp. Test kỹ với dữ liệu giả trước khi go-live.

Có ảnh hưởng quy trình hiện tại không?

Quy trình tổng thể giữ nguyên: Khách đặt → Hợp đồng → Lịch chụp → Chụp → Hậu kỳ → Thu tiền. Modules kế toán chạy bên dưới, không ảnh hưởng workflow chính.

Sau này có thể yêu cầu thêm tính năng không?

Hoàn toàn được. Hệ thống thiết kế để dễ mở rộng — tự động nhắc lịch, báo cáo hàng tuần, tích hợp với phần mềm khác v.v.

Modules kế toán ERP có bắt buộc triển khai hết không?

Không. Có thể triển khai theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên cao: GL + Cash & Bank + AR + AP (quản lý dòng tiền). Ưu tiên trung bình: Inventory + Fixed Assets + Payroll. Ưu tiên thấp: Cost Accounting + Tax + Budgeting.

Có thể import dữ liệu từ Excel cũ không?

Có. Chúng tôi hỗ trợ import dữ liệu từ Excel vào các bảng Lark Base. Dữ liệu cũ (bảng Thu_Chi, Chi Phí) sẽ được chuyển vào modules tương ứng.

Modules kế toán có phù hợp với quy mô Baby Bean không?

Rất phù hợp. Hệ thống được thiết kế đơn giản, dễ dùng, phù hợp với studio 3-5 chi nhánh. Báo cáo tự động, không cần kế toán chuyên nghiệp vẫn sử dụng được.

Chi phí bao nhiêu?

Giai đoạn 1: 15-30 triệu VND (3 vấn đề cải tiến). Giai đoạn 2: 80-120 triệu VND (10 modules ERP, ~11 tuần). Tổng ước tính: 95-150 triệu VND.

Nếu không làm cải tiến thì sao?

Hệ thống vẫn hoạt động, nhưng dữ liệu "rác" tích tụ dần, mất thời gian dọn trùng lặp, dễ bỏ sót sản phẩm. Về dài hạn, thiếu modules kế toán ERP sẽ khó kiểm soát dòng tiền, công nợ, và lợi nhuận thực sự của từng chi nhánh.

📋 Bước Tiếp Theo

Phê duyệt đề xuất

Họp chốt scope & chi phí

Ký xác nhận

Bắt đầu Giai đoạn 1

Nghiệm thu & bàn giao

Thông Tin Liên Hệ

Email: contact@diginno.net Zalo: 0816226086 Website: diginno.net